Verpflichtende elektronische Führung ergänzender Personalakten ab 2027

Änderungen zum Jahreswechsel 2027

Für Arbeitgeber endet zum Jahresende 2026 die befristete Befreiungsmöglichkeit von der elektronischen Führung ergänzender Entgeltunterlagen. Das heißt, dass ab 2027 alle Arbeitgeber, die sich bisher auf Antrag haben befreien lassen, diesen Pflichten nachkommen müssen.

Ergänzende Unterlagen

Was als „ergänzende Unterlagen“ anzusehen ist, regelt § 8 Abs. 2 der „Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages“ (BVV). Unter anderem sind in der Rechtsgrundlage genannt die Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Nachweise der Elterneigenschaft, Erklärungen zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit oder Bescheide der Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht. Diese Unterlagen werden bzw. wurden den Arbeitgeberinnen bzw. den Arbeitgebern von den zuständigen Stellen im Regelfall bereits in elektronischer Form zur Verfügung gestellt.

Dateiformen

Mögliche Dateiformen sind PDF-Dateien oder Bilddateien in den gängigen Formaten pdf, jpg, bmp, png oder tiff. Die Speicherung hat nach den Vorgaben der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zu erfolgen. Bei Unterlagen mit Unterschriftserfordernis durch die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer, wie z. B. der Befreiungsantrag zur Rentenversicherungspflicht bei geringfügig Beschäftigten, genügt eine Speicherung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Dokumente, die der Arbeitgeber in Papierform erhält, muss dieser in ein elektronisches Format (durch Einscannen und Speicherung als pdf-Datei) umwandeln.